Von meiner Seite aus kann ich sagen, dass es Sinn macht und sehr viele Vorteile hat mit Gmail zu arbeiten. Meinen Kunden rate ich auch Gmail zu nutzen und das hat gute Gründe. Natürlich ist es für manche Nutzer eine Umstellung, allerdings überwiegen die Vorteile fast immer. Wenn es natürlich um Patienten- oder Klienten-Daten geht dann rate ich von Gmail ab. Diese sensiblen Daten, die unter die DSGVO, die Datenschutzgrundverordnung fallen, müssen besonders geschützt werden. Solltest du nicht zu dieser Personengruppe gehören, dann könnte Gmail ein regelrechter Zugewinn für dich sein. Mein Gründe sind die folgenden:

Die Verfügbarkeit von Gmail

Du brauchst nur einen Internetzugang und deine Zugangsdaten und schon kannst du deine Emails abrufen. Genau genommen ist „abrufen“ eigentlich das falsche Wort, denn eigentlich ließt du ja nur deine Mails und kannst natürlich Anhänge downloaden, aber letztlich bleibt alles da wo es ist: im Gmail-Postfach!

Seit 2007, da benötigte man eine Einladung um ein Gmail-Account zu eröffnen, nutze ich jetzt diesen Service. Ich hatte noch nie ein Problem mit der Verfügbarkeit und es gab auch noch nie irgendwelche verschwunden Mail oder sonst irgend ein Problem.

Providerwechsel oder Domainumzug

Ich will gar nicht davon reden wenn du mal mit deinem Email Postfach „umziehen“ willst – wehe da geht etwas schief! Auch wenn du deinen Provider wechseln willst oder deine Domain transferierst, das kann so einige Risiken mit sich bringen. Wenn du alle deine Emails zu Gmail weiter leitest, dann bist du nicht auf einen bestimmten Provider oder Domain-Verwalter angewiesen.

Nutze den riesigen Speicherplatz von Gmail

Kennst du das auch wenn die Festplatte voll ist? Oft wird dir schnell klar, dass dein Email Programm daran Schuld ist. Du erhälst Bilder und Videos und versendest diese weiter. Da gibt es riesige Anhänge mit Präsentationen die du irgendwann einmal empfangen hast. Die hast du dann dann an viele andere Email Adressen als Anhang weiter verschickt hat. So wurde aus einem großen Anhang ganz viele. Irgendwann musst du dann überlegen was du aussortieren kannst und was endlich gelöscht werden sollte. Das ist wiederum zeitaufwendig und du musst dir genau überlegen was wirklich gelöscht werden darf und was nicht.

Bei Gmail lösche ich überhaupt nichts, außer es handelt sich um Spam-Mails!

Ordnung und Ordner in Gmail sind eigentlich überflüssig!

Es ist wirklich so, dass du eigentlich keinen Filter, Ordner und irgendeine Sortierung benötigst. Das hört sich im ersten Moment komisch an, oder? Wie willst du denn jemals eine Mail wieder finden? Hast du dir schon mal überlegt, dass du dafür einen Computer hast? Der findet jede Mail in einem Bruchteil von Sekunden, das ist sein Job! Du musst ihm nur einen Hinweis gibst. Das kann ein Name sein oder irgendein Wort und schon präsentiert dir Gmail eine Liste mit Emails die genau das Gesuchte enthält. Das ist genauso wie bei Google, da suchst du ja auch nicht in Ordnern und Verzeichnissen. Du tippst das Gesuchte ein und schwups erhältst du eine Antwort.

Warum ich aber trotzdem manchmal einen Filter erstelle

Das Einzige was ich mache ist, dass ich bestimmte Filter erstelle. Diese sortieren bestimmte Emails auf Wunsch einfach auf direkten Weg ins Archiv oder versehen diese mit einem Label. Das mache ich aber nur bei Mails die ich zwar haben möchte, wie bestimmte Newsletter, aber vielleicht erst später lesen möchte!

Mail die ich ständig suche, erhalten auch einen Filter und ein sogenanntes Label. Google markiert diese Emails und zeigt diese im Label-Ordner. Allerdings ist dieser Ordner gar kein Ordner, sondern nur eine Sortierung! Der Unterschied dabei ist, dass du für ein und die gleiche Mail unterschiedliche Filter erstellen kannst. So taucht diese Mail dann im Filter mit dem Absenderdaten auf, aber ach in einem anderen Filter der ein bestimmtes Suchwort beinhaltet und so weiter. Je nach Inhalt der Mail, kann diese in bei den unterschiedlichsten Labeln auftauchen, je nach Kriterium und Suchbegriff. Wichtig ist dabei u. A., dass die jeweilige Email zwar in verschiedenen Labes zu finden ist, allerdings nur ein einziges Mal vorhanden ist – und das spart Platz!

Von Gmail seine offiziellen Emails versenden

Du kannst Gmail so konfigurieren, dass du deine offizielle Firmenemails, also info@musterfirma.de, mit Gmail empfangen und versenden kannst. Dadurch bist du komplett unabhängig von deinem Laptop oder Rechner. Das ist vor allem im Urlaub praktisch. Falls irgendetwas passiert ist und du schnell auf deine Mails musst, dann brauchst du nur einen Internetzugang.

Ein weitere Vorteil ist die Nutzung von Gmail auf deinem Smartphone. Unterwegs kannst du, wenn du das willst, deine neuen Mails checken. Das kannst du zwar mit anderen Mailprogramme auch, aber wenn du eine alte Mail suchst, dann wirst du schnell den Unterschied erleben können.

Einen Vorteil von Gmail ist besonders interessant für meine Kunden und vermutlich auch für dich. Ich verwalte unterschiedliche Postfächer und kann es mir auch nicht erlauben diese zu vermischen. Deshalb nutze ich pro Mail-Account und Firma eine eigenen Gmail-Account. Das stellt sicher, dass ich nicht versehentlich etwas mit dem falsche Absender versende. Auf diese Weise ist auch sicher gestellt, dass private Email von den geschäftlichen getrennt sind und bleiben!